Записи блога

Как быстро уменьшить уровень дебиторской задолженности

Вечная проблема торговых и производственных предприятий.

Чаще всего на предприятиях управляют дебиторской задолженностью очень стихийно. А точнее, почти не управляют. То есть, кто-то из клиентов платит вовремя, кто-то платит с задержкой 1-2 дня и это не страшно, кто-то задерживает платежи на 7-14 дней и это уже серьёзно.
Есть конечно совсем злостные неплательщики, но вы их и так почти наверняка знаете. А вот как сделать так, чтобы быстро и чётко отслеживать тех, кто задерживает оплаты регулярно или не очень, но существенно, а так же как определиться с уровнем нормы дебиторки на вашем предприятии и улучшать его.

Конечно, такой момент лучше автоматизировать на предприятии. Делается это не так уж и сложно, но нужно подойти к этому с умом. Подробней об аналитических инструментах узнайте на семинаре от «БиТуСофт». Регистрация тут:http://goo.gl/forms/T6ffwTYsyI 

Но сейчас разговор немного не об этом. Как в Целом уменьшить этот уровень? Общий уровень дебиторки зависит от частных случаев. Вы знаете какой у вас сейчас уровень дебиторки и на сколько обычно задерживают оплаты ваши клиенты? Вы считаете этот показатель? Отслеживаете?

В принципе, можно относительно простым способом существенно улучшить положение дел. Тут нам понадобится немного здравого смысла, знаний статистики и ABC анализа.

Первым делом, вам надо попросить вашего программиста 1С:Підприємствоили фирму у которой ваше предприятие не поддержке, сделать так, чтоб вы могли отслеживать разницу между датами разных документов в днях.

Ах да, кстати, при ведении учёта вы пользуетесь функцией «ввести на основании»? Я надеюсь да, потому что если нет, это существенно усложнит дело.

Так вот на первом этапе, вам нужно удостовериться что учёт как минимум в двух документах у вас ведётся нормально. Это документы: Счёт на оплату покупателя и Платёжное поручение входящее или Приходно кассовый ордер. В общем, те документы, которые отвечают непосредственно за оплату.

В Счёте на оплату даты должны быть реальные, то есть, взятые не из головы. Дата документа должна быть реальной, соответствовать дате отправки счёта покупателю. Если у вас есть с клиентом договорённость об отсрочке платежа, у вас так же должна быть заполнена Дата оплаты.
Платёжное поручение входящее или Приходно кассовый ордер должны так же иметь конкретно ту дату, когда деньги поступили вам на предприятие. Это важно.

Так вот. Вам нужно попросить программиста, чтобы он сделал вам отчёт по связанным документам (в данном случае связка Счёта на оплату и документа Поступления денег), примерно в таком формате:

Контрагент – Дата Документа Счёт на оплату – Дата оплаты в документе Счёт на оплату – Дата Документа поступления денег – Разница дней между Датами Поступления денег и Ожидаемой оплаты из Счёта на оплату.

Дата документ Счёт на оплату я здесь вписал с тем, что вы можете пойти чуть дальше и анализировать так же ваш реальный период между отсрочки платежа по клиентам. Если конечно вам это нужно.

Кстати, для того чтобы например сделать такой анализ по вашим торговым агентам, вам достаточно добавить поле Ответственный или что-то типо того, в зависимости от того как у вас это фиксируется в 1С:Підприємство.

Идём дальше. У вас получится длинный список дат и самое главное – дней. Разницы между ожидаемой оплатой и Реальной. Или разница между выставлением счёта и оплатой.
Заметьте момент, что делается это всё для того, чтобы сократить ваш уровень дебирторской задолженности, сократить время проплат, а значит, увеличить скорость поступления денежных средств на предприятие = увеличить прибыль предприятия.

Дальше вам либо опять к программистам, либо в Excel.
Если в экслеле, вам нужно вычислить средний показатель задержек по оплате. Для этого есть функция «=Срзнач()». Думаю все вы с ней знакомы. Если нет, то напишите в свободной ячейке в Excel «=срзнач()», в скобках должен быть тот столец, где находятся «дни разницы».

Если думаете что это всё, ошибаетесь. Хотя то что есть Уже хорошо. Это ваш средний показатель задержки дебиторки. Отталкиваясь от него уже можно как-то мотивировать или демотивировать клиентов или менеджеров по продажам, чтобы те у кого этот показатель выше среднего, делали что-то для его сокращения.

Теперь в соседней ячейке по тому же принципу что и «=срзнач()», введите функцию «=сроткл()». Это среднее отклонение задержек оплаты от среднего показателя задержек по модулю. Может быть сложно понять, попробуйте перечитать ещё раз, ну а простым языком, это фактически ваша величина вариативности сроков задержки оплаты.

Дальше. В ещё одной пустой ячейке сделайте следующее: Ячейка со Средним значением + 3 * СрОткл. Это число, будет ваш показатель максимально вероятной текущей задержки оплаты конкретно в вашем предприятии, в вашей сфере деятельности и в вашем регионе. То есть, индивидуально вычисленный показатель.

Скажу просто: Если задержка оплаты переваливает за среднее значение, это плохо. Если переваливает за Этот показатель (максимально вероятный), то пора бить ТРЕВОГУ по этому клиенту.

Конечно, лучше всего это всё передать программистам, чтобы они это автоматизировали да ещё и с напоминаниями, в идеале ещё и с напоминаниями по СМС торговым агентам закрепленным за этими клиентами. Поверьте, такие чёткие цифры могут творить волшебство с людьми (когда они их знают), я уж молчу про систему мотивации и так далее (никто не хочет иметь самый худший или ниже среднего показатель ни в чём).

Кстати, мы так же применяем подобные расчёты у себя. И показатель задержки оплат имеет одну из ключевых ролей как в целом в совершенствовании нашей системы работы, так и в работе с клиентами.

Про ABC анализ и дебиторскую задолженность в следующих письмах, а так же, на семинаре от «БиТуСофт» по аналитике, который планируется в конце недели в Николаеве.

Регистрация на семинар: ТУТ

Leave a comment

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

[section_dd bg_image="http://YOUR_DOMAIN.com/revelance/wp-content/uploads/2014/01/building.jpg" parallax="0.4" section_title="Social Media" section_intro="Stay up-to-date with our latest company news, and life blogsentries via your favourite social network services." class="color_overlayed section-heart"] [column_dd span="12"] [follow_us_dd twitter="#" linkedin="#" github="#" feed="#" behance="#" dropbox="#" flickr="#" picasa="#" stumbleupon="#" mail="#"][/follow_us_dd] [/column_dd] [/section_dd]


Яндекс.Метрика